Für die Unternehmen wird es von Jahr zu Jahr schwerer geeignete Mitarbeiter zu finden. Vor allem in der Führungsetage ist es sehr schwierig, das Stellenprofil perfekt auszufüllen, da junge und dynamische Leitwölfe in der Regel bereits fest an ein anderes Unternehmen gebunden sind. Genau aus diesem Grund gibt es allerdings schon lange sogenannte Personalberatungen, die sich eben auf das Abwerben solcher Spitzenleute spezialisiert haben und anderen Unternehmen ihre Dienste Anbieten.
Das heißt im Klartext, dass ein Unternehmen an diesen Personalberater herantritt und in einem ausführlichen Gespräch ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle erarbeitet. Zwar bietet sich diese Suche auch für weniger qualifizierte Kräfte für den Vertrieb oder die Technik an, allerdings macht die Rekrutierung in erster Linie bei Führungspositionen Sinn. Anhand des Anforderungsprofils haben die geschulten Personalberater vermutlich schon eine ganz konkrete Vorstellung, welche potenziellen Kandidaten sie auf diese Stelle ansprechen werden, denn sie haben meist ein besonderes Fachgebiet, in dem sie sich bestens auskennen und den Markt so wie er derzeit ist perfekt im Kopf haben.
Bei der executive search Mannheim (also bei der Direktsuche) gehen die Headhunter so vor, dass sie im Raum Mannheim Führungskräfte direkt auf die offene Stelle ansprechen. Dies kann soweit gehen, dass der potenzielle Bewerber direkt an seinem derzeitigen Arbeitsplatz vom Personalberater angerufen wird, was seit 2004 offiziell erlaubt ist, solange lediglich kurz über die Stelle gesprochen wird und anschließend die Kontaktdaten ausgetauscht werden, um etwaige andere Verhandlungen außerhalb der Arbeitszeit fortzusetzen.
Der Headhunter vergleicht im Anschluss die Qualifikationen des Arbeitnehmers mit dem Anforderungsprofil des Unternehmens und sortiert die ersten „schlechteren“ Kandidaten aus. Die Auslese kann auch weitere Test beinhalten, bis letztendlich dem Kunden nur die besten Kandidaten in Einstellungsgesprächen präsentiert werden. Das Unternehmen kann sich dann seinen Wunschkandidaten aussuchen und hat sich somit einen Großteil der Einstellungsarbeit erspart und muss lediglich noch die Anstellungsverhandlungen mit dem neuen Arbeitnehmer in Gang bringen.
Für den Headhunter ist die Arbeit damit beendet und er kassiert sein meist üppiges Honorar, das bis zu einem Drittel des Jahresgehalts der zu besetzenden Stelle betragen kann. Bei einem Gehalt von 100.000 Euro brutto im Jahr könnte der Personalberater also bis zu 33.000 Euro an Honorar kassieren. Diese beträchtliche Summe bezahlen die Kunden trotzdem sehr gerne, denn sie bekommen einen neuen Führungsmitarbeiter, der nahezu perfekt zum eigenen Unternehmen passen sollte.